Büroorganisation mit Excel: viele Tabellen, wenig Überblick
Wie in vielen Architekturbüros lief bei Nopto Architekt die Büroorganisation lange Zeit über Excel-Tabellen. Angebote und Rechnungen wurden dort erstellt, geleistete Stunden notiert und Projektkosten verfolgt.
Bei der wachsenden Projektanzahl (und Projektkomplexität) wurde Excel allerdings zum Nadelöhr: zu viele Tabellen, zu viele Abhängigkeiten, zu fehleranfällig.
„Gerade wenn Excel-Tabellen sehr komplex werden, siehst du nicht sofort, wenn eine Zelle fehlt oder falsch verknüpft ist. Das ist gefährlich.“
Oft blieb wichtige Abrechnungsarbeit liegen: Die Rechnungsstellung hing in der Zettelwirtschaft fest. Trotzdem suchte Matthias nicht unmittelbar nach einer HOAI-Software.
Nach einer E-Mail von Phase0 probierte Matthias allerdings die AVA-Software aus als einer der ersten Beta-Nutzer. Als die Zeiterfassung zum kritischen Engpass wurde, kehrte er schließlich zurück für das volle Programm.
„Wenn ich die Stunden nicht rechtzeitig übertragen habe, konnte ich keine Rechnung schreiben. Das hat sich aufgestaut.“
Projektkosten, Honorarabrechnung und Baudokumentation digital organisiert
Mit der Einführung der Zeiterfassung stieg Matthias erneut bei Phase0 ein – diesmal dauerhaft, weil er viele seiner Herausforderungen im Büroalltag auf einen Schlag lösen konnte.
„Ich mache alles mit Phase0: die Kostenplanung der Projekte und das Controlling im Büro – und jetzt auch die Baustellendokumentation. Ich finde es super, dass sich Phase0 so an den Nutzerbedürfnissen orientiert.“
Mit der HOAI-Software von Phase0 behält er den Überblick über laufende Projekte und ihre WIrtschaftlichkeit. Besonders gefällt ihm die Verbindung zwischen Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Während er früher Stundenlisten manuell zusammenführen musste, reicht heute ein Klick, um die Daten in eine Rechnung zu übertragen.
„Man kommt schneller an die Daten und hat einen besseren Überblick. Deshalb geht auch das Rechnungen schreiben wesentlich schneller – weil ich die geleisteten Stunden direkt importiere.“
Auch die AVA-Software von Phase0 nutzt er regelmäßig für die Ausschreibung. Von der ersten Kostenschätzung bis zur letzten Schlussrechnung sind dort alle Projektkosten inklusive Nachträge gelistet.
Die neue Bauleitung-Software von Phase0 ergänzt das System zur schnellen und sauberen Dokumentation der Baustelle. Das ist in der Leistungsphase 8 nach HOAI vorgeschrieben und wurde früher ebenfalls über Excel gestemmt.
Jetzt kann Matthias einfach Sprach- und Textnachrichten sowie Bilder via WhatsApp ans Projekt schicken, woraufhin ein KI-Assistent die Inhalte in einen fertigen Bautagesbericht verwandelt.
Komplettlösung fürs Architekturbüro täglich im Einsatz
Phase0 wurde Schritt für Schritt zur Komplettlösung: AVA-, HOAI- und Bauleitung-Software in einem. Besonders überzeugt Matthias die Einfachheit: keine komplizierten Excel-Tabellen, keine Fehler durch fehlende Verknüpfungen und kein Suchen bzw. Formatieren von Dokumenten.
„Ich habe Phase0 den ganzen Tag offen. Dort nutze ich die AVA-, HOAI- und Bauleitung-Software gleichermaßen. Das volle Programm eben.“
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