Operating System ohne großes Einlernen

Verloren in der Serverlösung zwischen Excel und Word

KLEICKER. architektur. hat über 20 Jahre eine der gängigsten AVA-Softwares genutzt: serverbasiert, VPN-abhängig und ziemlich kompliziert. Viele der an sich praktischen Funktionen wurden deshalb kaum genutzt.

„Das Programm ist laufend gewachsen und hat sich trotzdem, vor allem optisch, kein Stück weiterentwickelt. Ohne Schulung kann damit keiner arbeiten."

Parallel dazu liefen zentrale Prozesse wie die Kostenkontrolle und Zeiterfassung in separaten Listen: einmal projektbezogen, einmal personenbezogen. Jedes Angebot und jede Rechnung war ein Kampf gegen Excel und Word.

Der Wunsch nach mehr Digitalisierung – ohne noch mehr Komplexität ins System zu bringen – war entsprechend groß. Viele Lösungen sind aber zu groß (komplette Büroverwaltung) oder zu kleinteilig (spezialisierte Einzellösung).

Der richtige Impuls kam dann aus dem eigens gegründeten Netzwerk für Architekten in Aachen: Phase0 ausprobieren.

Cloud- statt Serverlösung für moderne Architekturbüros

Der Wechsel von der alten zur neuen Arbeitsweise war radikal: Statt einer langen Testphase ist Kai Kleicker direkt „ins kalte Wasser“ gesprungen.

„Ich habe innerhalb einer halben Stunde mein erstes Angebot erstellt – mit einer Software, mit der ich noch nie zuvor gearbeitet habe. Bei der Zeiterfassung hat es auch drei Minuten gedauert und dann war das ganze Team begeistert."

Die Hemmschwelle im Team war entsprechend gering, weil Phase0 ohne großes Einlernen bedienbar ist. Für ein Büro, das Ausschreibungen nicht bei einer Expertenrolle bündelt, ist das besonders wichtig.

„Mit Phase0 macht das Ausschreiben richtig Spaß. Damit können wir es auch gut den jungen Leuten zeigen, was mit der alten Softwarelösung niemals möglich gewesen wäre."

Seither setzt KLEICKER. architektur auf Phase0 als Operating System:

• Honorarabrechnung: Honorarangebote und -rechnungen werden anhand der Projektkosten und Stunden in einem System erstellt – ohne Excel-Übertragungen oder Word-Formatierung.
• Kostenverfolgung: Von der ersten Kostenschätzung bis zur letzten Schlussrechnung werden die Projektkosten zentral verwaltet, sodass der Projektstand und die Budgetentwicklung jederzeit nachvollziehbar sind. 
• Ausschreibung: Leistungsverzeichnisse werden anhand von Vorlagen und mithilfe der Preisdatenbank von PHase0 erstellt, woraufhin auch über die Plattform ausgeschrieben werden kann – mit Preisspiegel als Ergebnis.

Zeiterfassung: Alle Mitarbeitenden buchen ihre Stunden auf die Viertelstunde genau auf die jeweiligen Projekte, wodurch erstmals ein belastbares Projektcontrolling möglich ist.

Halbierter Arbeitsaufwand und belastbares Projektcontrolling

Dass Phase0 neben AVA- und HOAI-Software eine integrierte Zeiterfassung anbietet, war Kai Kleicker anfangs nicht bewusst – entwickelte sich aber schnell zum zentralen Baustein für den Umstieg.

Stichtag war der 01. Januar 2026: Seitdem läuft die Zeiterfassung komplett über Phase0 und direkt in Honorarrechnungen mit ein. Kurzfristig ermöglicht das eine saubere Abrechnung, mittel- und langfristig auch völlig neue Einblicke:

• Wie viel interne Zeit fließt in Themen wie Marketing oder Teamevents?
• Welche Projekte sind tatsächlich auskömmlich, welche nicht?
• Wo muss in zukünftigen Angeboten anders kalkuliert werden?

Gerade für die Geschäftsführung ist das ein relevanter Hebel.

„Mein Vater hat über 30 Jahre lang mit Excel gearbeitet und da war es natürlich nicht leicht, ein neues Tool einzuführen. Deshalb haben wir Phase0 und Excel kurze Zeit parallel laufen lassen, um zu schauen, worauf wir am Ende verzichten können: einfach alle alten Excel-Tabellen.”

Das schnelle Tempo der Weiterentwicklung und die direkt sichtbare Wirkung des eigenen Feedbacks schaffen Vertrauen – und zeigen: Phase0 löst, was kleine und mittlere Architekturbüros wirklich bewegt.

„Als Architekten wollen wir Architektur machen und nicht unsere AVA- oder Controlling-Software bis ins letzte Detail verfeinern. Wir wollen schöne Häuser bauen und nicht schönes Papier produzieren – nur die Umgebung muss schön sein, damit man gerne damit arbeitet.”