Vom Excel-Chaos zum digitalen Projektzentrum

Mac-kompatibel, flexibel und baustellentauglich: Warum klassische AVA-Software nicht punkten konnte

EWICH Innen Architektur ist Schritt für Schritt in die Selbstständigkeit hineingewachsen und konnte den administrativen Aufwand zu Beginn mit Excel gut steuern. Doch mit dem ersten größeren Projekt, das den vollständigen Ausschreibungsprozess erforderte, stieß das Büro damit an seine Grenzen.

Im Angestelltenverhältnis hat Jens Ewich serverbasierte AVA-Software genutzt — was für permanenten Stress gesorgt hat und in der Selbstständigkeit anders werden sollte.

„Als Innenarchitekten liegt unser Fokus auf maßgeschneiderten Entwürfen und der intensiven Betreuung unserer Baukunden – und nicht auf der IT-Administration. Dazu kommt, dass wir in der Mac-Welt zuhause sind und die meisten AVA-Tools nur auf Windows laufen.”

Spätestens seit der Corona-Pandemie war das Modell mit dem Bürorechner via Screensharing nicht mehr tragbar. Was das Büro brauchte, war eine browserbasierte Lösung ohne Installationsaufwand.

Dazu kam das zweite strukturelle Problem: die Kostenverfolgung. Bei großen Projekten mit vielen Gewerken, Vergaben und Nachträgen landete alles in verschachtelten Excel-Listen: Kostenberechnung hier, Auftragssummen dort und der Rechnungsstand irgendwo dazwischen. Ein fehleranfälliges Konstrukt, bei dem man nie ganz sicher sein kann, ob alle Verknüpfungen stimmen.

Projektkosten, Honorar und Bauleitung: endlich in einem Betriebssystem

Auf der Suche nach einer browserbasierten AVA-Software landeten zwei Anbieter auf dem Prüfstand und nach einem Wochenende des Testens fiel die Entscheidung relativ leicht: nicht wegen des Funktionsumfangs allein, sondern auch aufgrund der niedrigen Einstiegshürde bei Phase0 – einfach loslegen.

„Ich habe weder Lust noch Zeit, ein Handbuch durchzulesen. Ich will mich im laufenden Projekt einarbeiten und das hat bei Phase0 super funktioniert."

Den endgültigen Ausschlag gab dann der Austausch mit dem Entwicklerteam, denn eine Funktion hat Jens Ewich aktiv mitgestaltet: die Kostenverfolgung. Diese wurde auf Wunsch “mal eben programmiert” und ist seither eine der beliebtesten Übersichten bei Phase0, um die tatsächlichen Kosten den geplanten Kosten gegenüberzustellen – Gewerk für Gewerk, inklusive Nachträge.

„Kostensicherheit ist für unsere Baukunden ein essenzielles Versprechen. Mit der Kostenverfolgung in Phase0 haben wir zu jedem Zeitpunkt im Projekt verlässliche Zahlen auf dem Tisch – ohne fehleranfälliges Excel-Chaos.‘“

Was als reine AVA-Software startete, wuchs schnell über sich hinaus und auch bei EWICH Innen Architektur folgt ein Modul dem anderen – immer dann, wenn Bedarf ist: erst die Honorarabrechnung inklusive Zeiterfassung und dann das KI-Bautagebuch via Whatsapp.

Von der Ausschreibung bis zur Rechnungsfreigabe: alles in 15 Minuten statt 1 Tag

Phase0 ist das digitale Rückgrat von EWICH Innen Architektur: Projektkosten, Ausschreibung, Honorarabrechnung, Zeiterfassung und Bautagebuch — alles in einem System. Excel hat ausgedient.

Ganz deutlich spürt Jens Ewich die gewonnene Effizienz bei der Rechnungsstellung:

„Früher habe ich Stunden gebraucht, um eine saubere Rechnung zu stellen – und mit Phase0 nur noch eine Viertelstunde. Die gewonnene Zeit und Energie fließt zu 100 % in die Planungsqualität unserer Architektur."

Auch bei der Ausschreibung hat sich der Workflow grundlegend verändert: Statt ihre Angebote per E-Mail zu schicken, tragen die Gewerke ihre Preise auf der Plattform ein. Ein einfacher Schritt, der Jens Ewich mehrere Stunden pro Woche spart, weil er die Preise nicht manuell in den Preisspiegel übertragen muss.

Das Bautagebuch wiederum hat sich als besonders wertvoll erwiesen bei einer Baustelle, die 150 Kilometer entfernt liegt. Für sie erhält Jens Ewich Fotos, Sprach- und Textnachrichten von den Gewerken und erstellt darauf basierend fertige Bautagesberichte. Ein echter Zeit- und Sicherheitsgewinn.

Doch was am meisten beeindruckt, ist die Geschwindigkeit, mit der sich Phase0 weiterentwickelt hat:

„Es ist beeindruckend, in welchem Tempo sich Phase0 in den letzten Monaten weiterentwickelt hat. Es sind wahnsinnig viele neue Funktionen dazugekommen – und trotzdem ist das Programm absolut schlank und intuitiv geblieben.‘”