AVA, HOAI und Bauleitung ohne Excel-Akrobatik

Wenn die Büroarbeit zur eigenen Baustelle wird

Hinter Embert Raumkonzept Innenarchitektur steckt ein eingespieltes Team: Wer Kapazitäten hat, übernimmt ein Projekt und führt es durch alle Leistungsphasen. Die Abwicklung lief reibungslos, die Verwaltung lange hinterher. 

Ein Großteil der Büroarbeit fand in klassischen Office-Tools statt. So kamen z. B. Angebote per E-Mail als PDF rein und wurden mühsam umgewandelt oder händisch abgetippt – Position für Position.

„Dieses ständige Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Dokumenten, Tabellen und Tools. Das macht einfach keinen Spaß und kostet unnötig Zeit."

Für die Honorarabrechnung gab es wiederum ein Fakturierungsprogramm. Die geleisteten Stunden wurden separat erfasst, exportiert, formatiert, eingescannt und verschickt – ein Prozess mit zu vielen Schritten und Fehlerquellen.

Auch die Bauüberwachung war ein manueller Kraftakt: ausführliche Word-Protokolle, die als PDF an alle Beteiligten verschickt wurden.

„Wir haben sehr akribisch Protokoll geführt, aber die Notizen müssen immer aufwändig in Form gebracht werden. Außerdem liest sich niemand ein zehnseitiges Dokument durch, wenn ihn oder sie nur eine Zeile betrifft."

Lieber ein System statt mehrere Softwares im Architekturbüro

Der erste Kontakt mit Phase0 kam über eine Empfehlung zustande; ganz nebenbei im Gespräch, doch es hat gereicht, um neugierig zu machen. Wichtig war Annette Embert, dass die Software selbsterklärend ist.

Das erste Projekt war direkt ein Härtefall: ein Bestandsgebäude, bei dem unklar war, ob es sich überhaupt retten lässt. Dafür wollte das Büro bewusst mit echten Angeboten statt Schätzwerten arbeiten.

„Dank der Preisdatenbank konnten wir dem Bauherrn zumindest ansatzweise sagen, was noch auf ihn zukommt: was in den einzelnen Räumen gemacht werden muss und wie viel es voraussichtlich kosten wird.”

Gleichzeitig ließen sich die bereits angefallenen Angebote und Rechnungen mit den noch zu erwartenden Kosten zusammenführen – alles an einem Ort, übersichtlich exportierbar für den Bauherrn.

Zum Jahreswechsel wurde dann auch das alte Fakturierungsprogramm durch die HOAI-Software von Phase0 ersetzt. Honorarangebote und -rechnungen inklusive Zeiterfassung passieren an einem Ort, was eine ganz genaue Stundenauswertung ermöglicht.

„Früher haben wir so viel mit Excel gearbeitet und mehr Zeit damit verbracht, Tabellen zu pflegen und Fehler zu suchen, als inhaltlich zu arbeiten. Das ist unsinnig.“

Im Juni 2025 kam dann noch das Bautagebuch via WhatsApp dazu: Fotos und Notizen werden im Chat verschickt und von der KI zusammengefasst, inklusive Aufgaben und direktem Versand an die einzelnen Gewerke.

Von der Ausschreibung bis zur Schlussrechnung, inklusive Honorarabrechnung ohne Medienbruch

Seit Oktober 2024 ist Phase0 das Herzstück der Projektabwicklung. Der gesamte Ausschreibungsprozess läuft über die cloudbasierte Plattform.

„Zum Vergleichen der Angebote ist Phase0 einfach super: Im Preisspiegel sieht man sofort, wer teurer ist, ohne alles mühsam in Excel einzutragen.“

Honorarrechnungen, die früher ein ganzes Prozedere aus Erfassen, Exportieren, Formatieren und Einscannen bedeuteten, sind heute in Minuten erledigt.

Genauso wichtig: Phase0 entwickelt sich ständig weiter. Viele Funktionen, die im Chat oder persönlichen Gespräch vorgeschlagen wurden, sind bereits als Update aufgetaucht.

„Phase0 erklärt sich einfach von selbst und deshalb macht es Spaß, damit zu arbeiten. Und wenn doch mal etwas hakt, ist der Support schnell, unkompliziert und auf Augenhöhe. Kein Ticketsystem, sondern echte Menschen.”