Ausschreibung und Bautagebuch ohne Medienbrüche

Excel als Systemersatz für gewachsene Bürostrukturen

Büro Pfeifer betreut als einziges Architekturbüro in einer Kleinstadt mit rund 8.000 Einwohnern viele Bauprojekte – von öffentlichen Bauten bis zu privaten Sanierungen, inklusive Vermessung und Energieberatung. Diese Nähe zu jedem Projekt ist eine Stärke und Herausforderung zugleich: Jeder Auftrag ist individuell und standardisierte Prozesse haben sich nie etabliert.

Das Werkzeug der Wahl: Excel-Vorlagen, die über Jahre gewachsen sind und immer wieder manuell angepasst werden. Besonders für LVs und die Baustellendokumentation bedeutet das Handarbeit.

Büro- und Baustellenmanagement in einem Workflow

Phase0 war Jana Pfeifer schon länger bekannt: 2024 war sie bei der Online-Suche auf die damals reine AVA-Software gestoßen, doch im Tagesgeschäft fand sich nie der richtige Moment. Ein Projekt gab schließlich den Anstoß: kurz getestet und direkt überzeugt, ohne lange Demo oder dickes Handbuch.

„Im LV kann ich Positionen ganz einfach verschieben, ergänzen oder kopieren, ohne mich um die Nummerierung kümmern zu müssen. Solche Automatisierungen sparen mir gerade im Vergleich zu Excel jede Menge Zeit und Nerven."

Auch das KI-Bautagebuch von Phase0 hat Jana Pfeifer von Anfang an begeistert. Neben der Baustelle selbst dokumentiert sie damit auch ihre Büroarbeit.

„Oft kostet es mehr Zeit, im Büro die Ausführungsplanung zu kontrollieren, als auf der Baustelle den Fortschritt zu dokumentieren. Dank der schnell erstellten und fertig formatierten Berichte kann der Bauherr aber genau nachvollziehen, wann ich am Projekt gearbeitet habe und honoriert werden möchte.” 

Entgegen ihrer Erwartung sind Sprachnachrichten das am häufigsten genutzte Format: ein Telefonat mit der Baufirma kurz zusammengefasst, ans Bautagebuch geschickt und sauber im Bericht vermerkt.

„Das Wichtigste bei einer Software für Architekten ist, dass sie einfach ist – nicht aufgebläht, wie so viele am Markt. Phase0 macht es genau richtig."

Weniger Reibung zwischen Planung und Ausführung

Was sich im Büro Pfeifer mit Phase0 verändert hat, lässt sich nicht auf eine Zahl herunterbrechen – es ist die Summe vieler kleiner Reibungspunkte, die weggefallen sind: das mühsame Zusammensuchen der Ausschreibungsunterlagen, die händisch erstellten Preisspiegel, die separate Dokumentation der Büroarbeit und das Basteln der Bautagesberichte.

Aber der eigentliche Gewinn liegt tiefer: Büro Pfeifer hat mit Phase0 eine Arbeitsweise etabliert, die nicht an einer einzigen Person hängt. Prozesse sind jetzt nachvollziehbar Wissen nicht mehr nur im Kopf der Inhaberin – sondern im System. Genau das, was ein modernes Planungsbüro braucht, wenn es in andere Hände übergehen soll.

„Unsere Tochter plant, in ein paar Jahren das Büro zu übernehmen. Unser Sohn arbeitet bereits schon heute mit, was uns extra motiviert, unser Büro zukunftsfähig aufzubauen – und dabei ist Phase0 für uns unentbehrlich geworden..”

Genau deshalb bringt sich Jana Pfeifer bei Phase0 gerne ein mit Verbesserungsvorschlägen aus dem Projektalltag: ein Lesezugang für Bauherren, E-Mail-Vorlagen im Bautagebuch, Farbcodes im Bauzeitenplan – alles Ideen, die den Weg zurück ins Produkt finden (werden).

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